Planowana konferencja ...i co dalej?

Planowana konferencja ...i co dalej?

Organizacja konferencji to duże przedsięwzięcie, zwłaszcza jeśli bierze się pod uwagę wymiar promocji firmy , nieodłącznie z tym związany. Dlatego należy  takie wydarzenie dobrze zaplanować, a następnie poszczególne punkty tegoż planu konsekwentnie realizować.

Lokalizacja
Miejsce w którym konferencja się odbędzie, ma być łatwo dostępne pod względem komunikacyjnym, tak by goście i uczestnicy nie mieli kłopotu z dojazdem. Powinno znajdować się w ogólnie znanych centrach biznesowych, w ich pobliżu, bądź łatwo się z takim miejscem kojarzyć. Miejsce parkingowe mile widziane. 
Przy wejściu do budynku, jak i wewnątrz, koniecznie trzeba umieścić stosowne oznaczenia informujące o konferencji, z pewnością pomocny będzie profesjonalny, kulturalny personel pomocniczy, w tym  hostessy  pomagające w odbiorze rzeczy do przechowania, i kierujące do odpowiedniej sali.
     Odnośnie sali konferencyjnej, bardzo istotne jest dostosowanie wystroju i kolorystyki do odbiorcy spotkania- np. w przypadku realizacji telewizyjnych  w roli tła świetnie sprawdza się kolor granatowy.
Jeśli chodzi o bardziej kameralne spotkania biznesowe, należy dostosować wybór sali  do liczby zaproszonych gości. Ani zbyt duża, ani zbyt mała powierzchnia nie będzie dobrym rozwiązaniem. Pierwsza może sprawiać wrażenie opustoszałej,  w drugim przypadku - brak miejsca nie wpłynie dodatnio na poczucie komfortu zaproszonych. Wiadomo przecież, że wszystkie czynniki tworzą dobre wrażenie, na którym z pewnością organizatorom zależy. To element pozytywnego wizerunku firmy!
 Charakter spotkania określa  sposób aranżacji przestrzeni. Inny układ będzie odpowiedni  dla prezentacji, czy to ważnego komunikatu, czy  też lansowanego  artefaktu,  a inny dla dyskusji panelowej.
Dobrze byłoby pamiętać aby przed spotkaniem osoby za to odpowiedzialne rozłożyły materiały przydatne uczestnikom. Mogą to być opatrzone logo gospodarza konferencji kartki do ewentualnych notatek i przybory do pisania.  Praktyczne jest też zapewnienie osób, które zajmą się podczas konferencji czynnościami administracyjnymi- przygotowaniem potrzebnych kopii, nadaniem faxów..... Dzięki temu uczestnicy mogą skupić się na najistotniejszych merytorycznie kwestiach, co  na pewno podniesie poziom konferencji.
 Remedium na spadającą koncentrację będzie przerwa na kawę i słodki  poczęstunek  (wszak wiadomo- umysł też potrzebuje paliwa). W związku z tym, lepiej nie zapomnieć o cateringu! Choć perfekcyjnie  przygotowany podwykonawca i z taką sytuacją sobie poradzi....
Z pewnością należy sprawdzić przed spotkaniem, czy potrzebny sprzęt < rzutniki, VCR, odtwarzacz DVD, laptopy, wewnętrzna linia telefoniczna, faksy,kopiarki> jest odpowiednio podłączony, skonfigurowany i czy wszystko działa. Myśl, że wsparcie techniczne  jest dostępne w każdej chwili obniży stres ( a co, jeśli....), zwłaszcza w przypadku tele-
i videokonferencji. Oczywiście, niezbędnym narzędziem jest bezprzewodowy internet.....i odpowiednia ilość gniazdek elektrycznych  w ścianach, do podłączenia wszystkich koniecznych urządzeń.
 A teraz głęboki wdech na wyrównanie tętna, obniżenie adrenaliny .....
WITAMY PAŃSTWA SERDECZNIE ..........
Owocnego spotkania!



  [ Paulina Siayor ]

Autorzy dziękują Pani Nathalie Renson  z EMEA PR & Communication Manager  koncern Regus, za pomoc w przygotowaniu materiału