Systemy wyrażania opinii.

 Branża MICE nie znosi pustki i nudy. Trwa więc nieustanny wyścig o to, kto będzie bardziej nowatorski, kto szybciej zaskoczy swoich klientów. Dobrym rozwiązaniem, by urozmaicić konferencje, które często składają się z kilku monologów , jest dialog z wykorzystaniem bezprzewodowego systemu wyrażania opinii. Od niedawna na polskim rynku obecne są bezprzewodowe systemy wyrażania opinii. Na początku pojawiły się one w produkcjach telewizyjnych, Począwszy od „Milionerów” na „Wykrywaczu Kłamstw” skończywszy – wszyscy zrozumieli, że publiczność jest równie ważna jak występujący w blasku reflektorów uczestnicy. Ze studiów telewizyjnych bezprzewodowe systemy głosował szybko przywędrowały do sal konferencyjnych i kinowych oraz na stoiska targowe, stając się użytecznym narzędziem każdego organizatora, ponieważ pozwalają utrzymać uwagę wszystkich biorących udział w prezentacji, wykładzie lub konferencji. Dzięki temu, że każdy ma realny wpływ na przebieg wydarzenia, w którym bierze udział, można łatwo zdobyć to, o co często walczą organizatorzy – zaangażowanie. Dobry scenariusz wykorzystania systemu jest już więc połowa sukcesu. I tu, na szczęście, szlaki są przetarte.

  Co byś zrobił na moim miejscu?

        Jeżeli organizujemy konferencję lub prezentację naukowa, warto co jakiś czas zadać publiczności pytanie „A jak Państwo postąpiliby na moim miejscu”, sugerując jednocześnie jedna z kilku wyznaczonych opcji odpowiedzi. Z jednej strony każdy powinien znaleźć odpowiedź bliska swoim odczuciom, z drugiej, prowadzący będzie zmuszony „na gorąco” skomentować wynik głosowania. W ten sposób każ- dy wyrazi swoje zdanie, a jego głos zostanie policzony, prowadzący natomiast powie coś „tylko do uczestników”, komentując ich decyzje i wybory. Wystarczy jedno pytanie na każde 15-20 minut, by wyrwać konferencję z ram utartych schematów.

  Elektroniczny quiz

        Drugim, bardziej widowiskowym scenariuszem wykorzystania systemu jest organizacja quizu. Zamiast setek ankiet i kwestionariuszy, które trzeba później przeczytać i weryfikować, wystarczy rozdać uczestnikom piloty. Krótkie wyjaśnienie zasad i po chwili wszyscy uczestnicy walczą o nagrody. Cały proceder – szukania długopisów, zaznaczania odpowiedzi, wędrówek do urn i nerwowego wyczekiwania do chwili losowania – sprowadza się do naciśnięcia guzika. Wszystko dzieje się „tu i teraz”. Pytanie, 10 sekund, głosowanie i już wiemy, jaki procent odpowiedzią. dobrze, jaki źle. Skład i kolejność pierwszej dziesiątki możemy podawać na bieżąco, po każdym pytaniu, mobilizując tym samym do kolejnych dobrych odpowiedzi oraz do dopingowania poszczególnych uczestników. Można też, dzieląc publiczność na dwa zespoły, zaproponować pojedynek drużynowy.

  Dobre, bo proste

        Sam system jest bardzo prosty i łatwo adaptuje się do różnych warunków. Tworzy go zestaw pilotów (każdy uczestnik na czas konferencji otrzymuje własne urządzenie), czujniki podczerwieni i jeden przenośny komputer, który prezentuje zebrane informacje za pomocą rzutnika multimedialnego. Instalacja systemu w pomieszczeniu trwa maksymalnie dwie godziny, jego demontaż nie więcej niż 30 minut. Wykorzystanie tego systemu można więc z łatwością wpisać nawet w bardzo napięty harmonogram. Równie proste jest przygotowanie samych pytań – przesłane w postaci zwykłego pliku tekstowego szybko zostaną zmienione w pożądaną formę – łącznie z odpowiednia szata graficzna, zgodna z wizerunkiem całego wydarzenia. Zastanawiając się nad możliwością zastosowania systemu, dobrze jest ustalić, na której z jego zalet zależy nam najbardziej. Czy bardziej zależy nam na zaangażowaniu słuchaczy, czy na tym, by lepiej zapamiętali przekazywane informacje, a może chcemy tylko poznać ich opinię na określony temat. Załóżmy, że zależy nam poznaniu zdania uczestników konferencji, np. lekarzy. Na sali zasiadają przedstawiciele różnych specjalności medycznych, przy czym nas interesują tylko dwie, np. kardiolodzy i kardiochirurdzy. Ustaliliśmy już czego szukamy i gdzie. Następny krok to układanie pytań, każde powinno być w formie bezpośredniej, z podanymi opcjami odpowiedzi. Ilość pytań zależna jest od czasu trwania konferencji. Zazwyczaj podczas godzinnej sesji zadawanych jest od 3 do 9 pytań (od 3 do 7 opcji odpowiedzi do każdego z nich). Konieczne jest zadanie pytania o specjalizację słuchacza. Dalsze przygotowania interaktywnej sesji spoczywają na firmie obsługującej głosowania. Warto jest skontaktować się z nią odpowiednio wcześnie, rezerwując interesujący nas termin. Bezpieczny margines czasu to około 30 dni przed planowanym wydarzeniem. Średni koszt sesji dla 120 głosujących wynosi około 6500 z. (netto).

Autor: Łukasz Kołtowski  (biuro@infrared.com.pl, www.infrered.com.pl )