Profesjonalna konferencja - czyli jaka ?

Profesjonalna konferencja –czyli jaka?

        Świetnie zorganizowana i odpowiadająca założeniom – tak można w skrócie określić udaną konferencję. Aby była taką w istocie, należy z odpowiednim wyprzedzeniem ustalić listę ‘kwestii strategicznych’, przydatnych w pełnym określeniu z góry założonych celów.
Ważne jest, przez kogo i dla kogo  przygotowywana jest taka konferencja,  jaki ma być jej format i cel..... To wszystko, a także sposób jej  zrelacjonowania, jest jedną  z możliwych dróg kształtowania wizerunku firmy, trzeba więc dołożyć starań, by odbyło się z należytą dbałością o szczegóły.

      Jeżeli konferencja ma być formą prezentacji  istotnych komunikatów, dobrze byłoby podkreślić to odpowiednią aranżacją wnętrza, tak, by utworzyć przestrzeń dla słuchaczy, i jednocześnie dobrze umiejscowić osoby, które mają się wypowiedzieć. Osoby te, siedząc przy stoliku muszą mieć swobodny dostęp do mikrofonu, by słyszano je bez  konieczności nadwerężania strun głosowych. Dobrze byłoby również umieścić w niezbyt rzucającym się w oczy miejscu  szklaneczki z wodą  dla przemawiających. Jeśli istnieją warunki po temu, stół niech będzie umiejscowiony na pewnym podwyższeniu. Należałoby  przykryć stół sięgającym podłogi obrusem lub inną tkaniną zakrywającą nogi osób  siedzących przy nim.

        W kwestii aranżacji, wpływającej na atmosferę ogólną spotkania ważny jest wybór wielkości  sali, tak, by była  dostosowana do liczby uczestników spotkania. W pomieszczeniu zbyt dużym ‘wisi w powietrzu’  poczucie zagubienia, a z drugiej strony, ciasnota nie sprzyja swobodnemu zadawaniu pytań, wymianie myśli i sporządzaniu notatek. Komfort uczestników konferencji również dobrze świadczy o organizatorach. W przypadku spotkania, które ma mieś formę dyskusji, być może stosowany będzie brainstorming, czyli słynna burza  mózgów sprzyjająca powstaniu bardzo kreatywnych pomysłów.  Wtedy lepszym rozwiązaniem  będzie usadowienie wszystkich przy jednym dużym, np. owalnym, stole, ułatwiającym bezpośredni kontakt. Wtedy przydatne mogą być niewielkie mikrofony - najlepiej dla każdego uczestnika, (istnieją również tzw. multifony kilka mikrofonów w jednym). Notatniki i kartki <również z logo firmy> powinny być udostępnione uczestnikom, najlepiej rozłożone w łatwo dostępnym miejscu, jeszcze przed spotkaniem, lub rozdane przez personel pomocniczy <hostessy> na samym początku konferencji.

Oprócz osoby głównej zabierającej głos, potrzebny  będzie z pewnością moderator, czyli ktoś czuwający nad harmonijnym przebiegiem poszczególnych etapów spotkania.
Z pewnością miłym akcentem, o zaaranżowaniu którego nie należy zapominać, jest przerwa na kawę <i ciasteczka lub inny drobny poczęstunek>.
Ważnym elementem konferencji jest podsumowanie spotkania i podziękowanie gościom za przybycie < samo podziękowanie pojawia się też często na  początku konferencji>.

Praktycznym rozwiązaniem jest wręczenie uczestnikom po zakończeniu konferencji <zwłaszcza prasowej> teczek z harmonogramem spotkania, najważniejszymi informacjami, wnioskami, dodatkowymi danymi typu tabele, wykresy. Można też wręczyć gościom drobne upominki, takie jak kalendarzyki, długopisy- koniecznie z logo firmy.

 Z perspektywy  organizatorów, ważne też będzie przeanalizowanie przebiegu imprezy- z jakich elementów byli zadowoleni, a   co ewentualnie wymagałoby dopracowania. Wyciągnięcie tego typu wniosków z pewnością zaprocentuje w przyszłości przy organizacji kolejnych ważnych dla firmy spotkań biznesowych.


 [ Paulina Siayor ]