konferencje.com
o portalu | Partnerzy | reklama | kontakt

obiekty
miasta
menu

Warszawa (271)
okolice (29)
woj. mazowieckie (421)

lista Kraków (9)
okolice (3)
woj. małopolskie (20)
menu Poznań (2)
okolice (7)
woj. wielkopolskie (10)
lista Trójmiasto (11)
okolice (6)
woj. pomorskie (25)
lista Wrocław (3)
okolice (1)
woj. dolnośląskie (10)
inne:
tematyczny podział
nad morzem nad morzem
nad jeziorami</a>
		</td> nad jeziorami
w górach w górach
zamki i pałace zamki i pałace
ośrodki jeździeckie ośrodki jeździeckie
plener plener
uzdrowiska uzdrowiska

Strona głównaInformator › Porady

zobacz wszystkie

TO POWINIEN BYĆ PARTNER, A NIE KONKURENT

Budzące wątpliwości procedury, tworzenie szarej strefy, subiektywny wybór PCO zapraszanych do składania ofert, trudny dostęp do materiałów promocyjnych a nawet wchodzenie w rolę organizatora wydarzeń. To najczęstsze zarzuty kierowane przez agencje w kierunku convention bureaux.

Convention powinny działać bezstronnie, reprezentując wszystkich usługodawców z gałęzi przemysłu turystyki biznesowej w danym regionie. Do ich obowiązków należy pozyskiwanie imprez oraz proponowanie potencjalnym zleceniodawcom odpowiednich polskich wykonawców.

Widoczne nadużycia

Jak pokazuje doświadczenie i opinie rynku, rekomendacje wypływające z convention nie zawsze są w pełni obiektywne. Niektóre biura udostępniają jedynie dane wybranych podmiotów, pomijając jednocześnie inne liczące się na rynku firmy. – Jakiś czas temu odkryliśmy, że gdańskie convention bureau wysyła informację o mających się odbyć imprezach niezwykle wybiórczo, z pominięciem działających w regionie PCO, w tym także naszej agencji. Z początku myśleliśmy, że biuro, po zmianie prezesa, potrzebuje czasu na uporządkowanie swoich spraw wewnętrznych i stąd te negatywne praktyki. Po dwóch latach sytuacja nie uległa jednak poprawie. Obecnie prowadzimy rozmowy z przedstawicielami convention, w celu ustanowienia pewnych elementarnych zasad, które powinny być przestrze gane. Muszę przyznać, że pierwsze reakcje ze strony biura są pozytywne, mam nadzieję, że przełożą się także na konkretne działania w praktyce – wyjaśnia Joanna Zwierzchowska, prezes zarządu agencji ATA. – Nie chcemy deklaracji słownych, tylko jasno określonego regulaminu i sankcji za jego łamanie. Myślę, że tego typu rozwiązanie jest także korzystne dla gdańskiego convention, które, działając według regulaminu, nie będzie posądzane o niejasne procedury działania i tworzenia  szarej strefy. Chcemy postrzegać convention bureau jako naszego partnera, a nie konkurenta – kontynuuje.
Podobna sytuacja miała miejsce w Poznaniu, podczas wioślarskich mistrzostw świata, jakie zostały rozegrane na Torze Regatowym Malta, w sierpniu tego roku. Convention bureau nie zgłosiło się do wcześniej rekomendowanych PCO z propozycją współpracy przy zorganizowaniu wydarzenia, chociaż zdaniem większości z nich powinno to uczynić. Takie sytuacje powodują, że wciąż nie ma klarownych zasad kooperacji pomiędzy biurem, a przedsiębiorcami branży MICE. Nie we wszystkich miastach jest jednak tak samo. Współpracę WCB bardzo dobrze ocenia Agnieszka Wall, kierownik sprzedaży działu klientów zagranicznych Warszawskiego Centrum Expo XXI. – Convention przesyła do nas regularnie zapytania dotyczące kongresów i konferencji, które chcą zorganizować w mieście zagraniczni zleceniodawcy. Jedynym mankamentem, na jaki mogę zwrócić uwagę jest fakt, że bardzo często po przygotowaniu oferty convention nie powiadamia nas jaki obiekt wybrał zleceniodawca i jakimi przesłankami się kierował, podejmując taką, a nie inną decyzję. Dzięki tym informacjom wiedzielibyśmy, jakimi kryteriami kierował się klient przy podjęciu ostatecznej decyzji – mówi Agnieszka Wall.

Co za dużo, to nie zdrowo.
Czasami kłopotliwe może być także zalewanie firm ofertami zleceniodawców, których zapytania nie korespondują z profilem działalności agencji. Taka sytuacja ma miejsce np. w Poznaniu. Zdarzało się że tamtejsze convention przesyłało ogłoszenia nie leżące w obszarze działalności firm, któreje otrzymywały. – Wydaje mi się, że dobrze byłoby wprowadzić pewną segregację zapytań ofertowych i kierować je bezpośrednio do agencji, które specjalizują się w danej dziedzinie związanej z przemysłem spotkań. Mam tu na myśli firmy wyspecjalizowane w organizacji kongresów medycznych lub, tak jak grupa TSO,eventów sportowych, obsługi klientów VIP czy też pełnej obsługi logistycznej. Taki podział zadań i tematów ma sens,pozwala bowiem na lepsze przygotowanie wydarzenia, przez podmiot wyspecjalizowany w konkretnej dziedzinie. Korzysta na tym miasto, które w oczach zleceniodawców z zewnątrz promuje się w najlepszy możliwy sposób i udowadnia, że jest w stanie dobrze przygotować każde niemal wydarzenie. Tego typu rozwiązania sprawdzają się od dawna chociażby w Wiedniu, uważam, że także na gruncie polskim byłyby wskazane – mówi Leszek Skibiński, prezes Grupy TSO.

Przede wszystkim ludzie.
Bardzo istotne znaczenie w funkcjonowaniu convention bureau mają umiejętności i predyspozycje ludzi, którzy tam pracują. Jeśli w strukturach nie znajdą się osoby profesjonalnie przeszkolone z zakresu obsługi turystyki biznesowej, trudno się spodziewać, aby całe biuro działało sprawnie.
Ma to szczególnie istotne znaczenie w przypadku convention funkcjonujących przy urzędzie miasta, gdzie niejednokrotnie do prac delegowani są urzędnicy, niewystarczająco przygotowani do tego zadania. Kolejnym problemem jest duża rotacja pracowników biur, przez co na pewno o wiele trudniejsza jest realizacja wyznaczonej przez biuro strategii promocji. Odbija się to także w sposób oczywisty na jakości świadczonych usług oraz wpływa na dynamikę pracy samego biura. Za sprawą zawiłości proceduralnych i rozbudowanej biurokracji bardzo często pojawiają się opóźnienia, które w dynamicznej branży MICE są niedopuszczalne. W konsekwencji tego typu zaniedbania rzutują na obraz i renomę całego regionu. – Symposium Cracoviense pozyskuje klientów, zainteresowanych organizacją konferencji lub kongresów we własnym zakresie. Są to coraz nowsze i niełatwe zabiegi marketingowe. Musimy sobie radzić sami, bo instytucje budżetowe nie nadążają za bardzo szybko rozwijającą się turystyką biznesową, za jej potrzebami i wymaganiami. Ale stawiam tutaj na partnerstwo publiczno -prywatne, bo takie rozwiązanie dominuje w świecie. Nie obrażajmy się na siebie,tylko działajmy razem dla dobra naszego miasta, dla całej Polski – podkreśla Zofia Cześnikiewicz, dyrektor Symposium Cracoviense. Oprócz znajomości branży bardzo ważne są także indywidualne predyspozycje i nastawienie osób pracujących w convention bureaux. Siła działania na pewno wzrośnie, jeśli będą oni realizować powierzone im zadania z pasją, a nie jako przykry obowiązek zawodowy.

Z nadzieję w przyszłość.
Zgrzyty na linii prywatny sektor spotkań i jego reprezentacja w sektorze publicznym, przyczyniają się deklaracji zmian. Kroki te, jak mówią zainteresowani, przyczyniają się do poprawy ogólnej atmosfery współpracy na linii convention – lokalni przedstawiciele branży, chociaż trudno jeszcze mówić o konkretnych efektach. – Działalność miejskich convention w Polsce to etap dziecka, które niedawno się urodziło, obserwuje świat, zbiera doświadczenia, uczy się od starszych. Ważne, aby dojrzewały jako wiarygodny partner, w którym potencjalny zleceniodawca może znaleźć fachową pomoc i wsparcie. Najlepiej gdyby tego typu biura funkcjonowały poza strukturami urzędów miast, choć przy mocnym ich wsparciu. Tego typu rozwiązanie przyjęło się w wielu krajach m.in. w Finlandii, gdzie convention bureau działa jako samodzielna fundacja,której równoprawnymi członkami są wszyscy partnerzy – wyjaśnia Piotr Wilczek, prezes zarządu Grupy A -05,PCO z Krakowa i prezes SKKP. Jest to gwarantem obiektywizmu i profesjonalizmu.

Michał Kalarus

źródło: MICE Poland Listopad 2009 (11/74)


 



forum

»

CNCKAD V17.3.284 x64 (..)

»

CNCKAD V17.3.284 x64 (..)

»

CMG Suite 2020.101 x64 (..)

»

CMG Suite 2020.101 x64 (..)

»

CLC GENOMICS WORKBENCH 12.0.3 (..)

»

CLC GENOMICS WORKBENCH 12.0.3 (..)

czytelnia

8 zasad skutecznego event managera

"...Efektywna komunikacja to 80% sukcesu. Skuteczny event manager sprawnie komunikuje się ze współpracownikami, dostawcami, ekspertami oraz innymi osobami zaangażowanymi w organizację eventu..." 

 (..)
więcej

Badania dowodzą, że poniedziałek jest najmniej produktywnym dniem tygodnia

Badania dowodzą, że Europejczycy padają ofiarą „poniedziałkowego doła”. Aż 65% ankietowanych uważa, że poniedziałek to najmniej produktywny dzień tygodnia, wielu z nich potwierdza, że to najdłuższy dzień pracy. Połowa respondentów twierdzi, że przez smartfony ich dzień pracy stał się o 2 godziny dłuższy, a granica pomiędzy życiem prywatnym a zawodowym zaciera się. Jedna na dwie osoby uważa, że ich życie osobiste cierpi przez pracę.

 (..)
więcej

zamów biuletyn
newsletter konferencje

Jeżeli chcesz otrzymywać najnowsze informacje z branży
zapisz się!


porady

5 POMYSŁÓW NA ZASTOSOWANIE TRANSMISJI NA ŻYWO

Bezpośredni przekaz nie powinien mieć na celu tylko udostępnienia tego, co się dzieje podczas wydarzenia osobom nieobecnym. Taki zamysł ma nagranie z eventu, będąc o wiele tańszym rozwiązaniem.

 (..)
więcej

Merytorycznie na TT Warsaw 2013

Turystyka to szeroka gałąź gospodarki, która poza wyjazdami dla klientów indywidualnych obejmuje także specjalistyczne aktywności, takie jak organizacja kongresów czy wyjazdów integracyjno-motywacyjnych. Coraz powszechniejsze staje się też wykorzystywanie nowych technologii, które wspomagają i ułatwiają działania w tym sektorze.

 (..)
więcej
link do galerii zdjęć
zdjęcia z naszej galerii  zdjęcia z naszej galerii
zdjęcia z naszej galerii  zdjęcia z naszej galerii
logo pit        logo iab        logo jakoœć        logo rzetelna firma

Konferencje.com (2001-2024) IP:tourism - Największa w Polsce sieć turystycznych stron www

Zobacz także inne serwisy IP:tourism:
www.polishSEA.com   www.polishLAKES.com   www.polishMOUNTAINS.com   www.HEL.pl   www.eMorze.pl   www.conferences.pl  
www.sopot.com   www.jurata.com   www.jastarnia.com   www.jastrzebia-gora.com   www.karwia.com   www.rewal.com   www.debki.pl   www.wladyslawowo.com   www.krynicamorska.com   www.miedzyzdroje.com   www.ustka.com   www.szczyrk.com   www.karpacz.com   www.szklarskaporeba.net   www.ezakopane.com   www.mikolajki.com   www.wegorzewo.com   www.rucianenida.com   www.kazimierz-dolny.com www.eGory.pl  
Last minute

Copyright 2001-2024 IP:tourism & BlueVision internet marketing. All Rights Reserved

IP: tourism