TO POWINIEN BYĆ PARTNER, A NIE KONKURENT

Budzące wątpliwości procedury, tworzenie szarej strefy, subiektywny wybór PCO zapraszanych do składania ofert, trudny dostęp do materiałów promocyjnych a nawet wchodzenie w rolę organizatora wydarzeń. To najczęstsze zarzuty kierowane przez agencje w kierunku convention bureaux.

Convention powinny działać bezstronnie, reprezentując wszystkich usługodawców z gałęzi przemysłu turystyki biznesowej w danym regionie. Do ich obowiązków należy pozyskiwanie imprez oraz proponowanie potencjalnym zleceniodawcom odpowiednich polskich wykonawców.

Widoczne nadużycia
Jak pokazuje doświadczenie i opinie rynku, rekomendacje wypływające z convention nie zawsze są w pełni obiektywne. Niektóre biura udostępniają jedynie dane wybranych podmiotów, pomijając jednocześnie inne liczące się na rynku firmy. – Jakiś czas temu odkryliśmy, że gdańskie convention bureau wysyła informację o mających się odbyć imprezach niezwykle wybiórczo, z pominięciem działających w regionie PCO, w tym także naszej agencji. Z początku myśleliśmy, że biuro, po zmianie prezesa, potrzebuje czasu na uporządkowanie swoich spraw wewnętrznych i stąd te negatywne praktyki. Po dwóch latach sytuacja nie uległa jednak poprawie. Obecnie prowadzimy rozmowy z przedstawicielami convention, w celu ustanowienia pewnych elementarnych zasad, które powinny być przestrze gane. Muszę przyznać, że pierwsze reakcje ze strony biura są pozytywne, mam nadzieję, że przełożą się także na konkretne działania w praktyce – wyjaśnia Joanna Zwierzchowska, prezes zarządu agencji ATA. – Nie chcemy deklaracji słownych, tylko jasno określonego regulaminu i sankcji za jego łamanie. Myślę, że tego typu rozwiązanie jest także korzystne dla gdańskiego convention, które, działając według regulaminu, nie będzie posądzane o niejasne procedury działania i tworzenia  szarej strefy. Chcemy postrzegać convention bureau jako naszego partnera, a nie konkurenta – kontynuuje.
Podobna sytuacja miała miejsce w Poznaniu, podczas wioślarskich mistrzostw świata, jakie zostały rozegrane na Torze Regatowym Malta, w sierpniu tego roku. Convention bureau nie zgłosiło się do wcześniej rekomendowanych PCO z propozycją współpracy przy zorganizowaniu wydarzenia, chociaż zdaniem większości z nich powinno to uczynić. Takie sytuacje powodują, że wciąż nie ma klarownych zasad kooperacji pomiędzy biurem, a przedsiębiorcami branży MICE. Nie we wszystkich miastach jest jednak tak samo. Współpracę WCB bardzo dobrze ocenia Agnieszka Wall, kierownik sprzedaży działu klientów zagranicznych Warszawskiego Centrum Expo XXI. – Convention przesyła do nas regularnie zapytania dotyczące kongresów i konferencji, które chcą zorganizować w mieście zagraniczni zleceniodawcy. Jedynym mankamentem, na jaki mogę zwrócić uwagę jest fakt, że bardzo często po przygotowaniu oferty convention nie powiadamia nas jaki obiekt wybrał zleceniodawca i jakimi przesłankami się kierował, podejmując taką, a nie inną decyzję. Dzięki tym informacjom wiedzielibyśmy, jakimi kryteriami kierował się klient przy podjęciu ostatecznej decyzji – mówi Agnieszka Wall.

Co za dużo, to nie zdrowo.
Czasami kłopotliwe może być także zalewanie firm ofertami zleceniodawców, których zapytania nie korespondują z profilem działalności agencji. Taka sytuacja ma miejsce np. w Poznaniu. Zdarzało się że tamtejsze convention przesyłało ogłoszenia nie leżące w obszarze działalności firm, któreje otrzymywały. – Wydaje mi się, że dobrze byłoby wprowadzić pewną segregację zapytań ofertowych i kierować je bezpośrednio do agencji, które specjalizują się w danej dziedzinie związanej z przemysłem spotkań. Mam tu na myśli firmy wyspecjalizowane w organizacji kongresów medycznych lub, tak jak grupa TSO,eventów sportowych, obsługi klientów VIP czy też pełnej obsługi logistycznej. Taki podział zadań i tematów ma sens,pozwala bowiem na lepsze przygotowanie wydarzenia, przez podmiot wyspecjalizowany w konkretnej dziedzinie. Korzysta na tym miasto, które w oczach zleceniodawców z zewnątrz promuje się w najlepszy możliwy sposób i udowadnia, że jest w stanie dobrze przygotować każde niemal wydarzenie. Tego typu rozwiązania sprawdzają się od dawna chociażby w Wiedniu, uważam, że także na gruncie polskim byłyby wskazane – mówi Leszek Skibiński, prezes Grupy TSO.

Przede wszystkim ludzie.
Bardzo istotne znaczenie w funkcjonowaniu convention bureau mają umiejętności i predyspozycje ludzi, którzy tam pracują. Jeśli w strukturach nie znajdą się osoby profesjonalnie przeszkolone z zakresu obsługi turystyki biznesowej, trudno się spodziewać, aby całe biuro działało sprawnie.
Ma to szczególnie istotne znaczenie w przypadku convention funkcjonujących przy urzędzie miasta, gdzie niejednokrotnie do prac delegowani są urzędnicy, niewystarczająco przygotowani do tego zadania. Kolejnym problemem jest duża rotacja pracowników biur, przez co na pewno o wiele trudniejsza jest realizacja wyznaczonej przez biuro strategii promocji. Odbija się to także w sposób oczywisty na jakości świadczonych usług oraz wpływa na dynamikę pracy samego biura. Za sprawą zawiłości proceduralnych i rozbudowanej biurokracji bardzo często pojawiają się opóźnienia, które w dynamicznej branży MICE są niedopuszczalne. W konsekwencji tego typu zaniedbania rzutują na obraz i renomę całego regionu. – Symposium Cracoviense pozyskuje klientów, zainteresowanych organizacją konferencji lub kongresów we własnym zakresie. Są to coraz nowsze i niełatwe zabiegi marketingowe. Musimy sobie radzić sami, bo instytucje budżetowe nie nadążają za bardzo szybko rozwijającą się turystyką biznesową, za jej potrzebami i wymaganiami. Ale stawiam tutaj na partnerstwo publiczno -prywatne, bo takie rozwiązanie dominuje w świecie. Nie obrażajmy się na siebie,tylko działajmy razem dla dobra naszego miasta, dla całej Polski – podkreśla Zofia Cześnikiewicz, dyrektor Symposium Cracoviense. Oprócz znajomości branży bardzo ważne są także indywidualne predyspozycje i nastawienie osób pracujących w convention bureaux. Siła działania na pewno wzrośnie, jeśli będą oni realizować powierzone im zadania z pasją, a nie jako przykry obowiązek zawodowy.

Z nadzieję w przyszłość.
Zgrzyty na linii prywatny sektor spotkań i jego reprezentacja w sektorze publicznym, przyczyniają się deklaracji zmian. Kroki te, jak mówią zainteresowani, przyczyniają się do poprawy ogólnej atmosfery współpracy na linii convention – lokalni przedstawiciele branży, chociaż trudno jeszcze mówić o konkretnych efektach. – Działalność miejskich convention w Polsce to etap dziecka, które niedawno się urodziło, obserwuje świat, zbiera doświadczenia, uczy się od starszych. Ważne, aby dojrzewały jako wiarygodny partner, w którym potencjalny zleceniodawca może znaleźć fachową pomoc i wsparcie. Najlepiej gdyby tego typu biura funkcjonowały poza strukturami urzędów miast, choć przy mocnym ich wsparciu. Tego typu rozwiązanie przyjęło się w wielu krajach m.in. w Finlandii, gdzie convention bureau działa jako samodzielna fundacja,której równoprawnymi członkami są wszyscy partnerzy – wyjaśnia Piotr Wilczek, prezes zarządu Grupy A -05,PCO z Krakowa i prezes SKKP. Jest to gwarantem obiektywizmu i profesjonalizmu.

Michał Kalarus

źródło: MICE Poland Listopad 2009 (11/74)