Bez świadomości celu nie zaczynajmy prezentacji.

Stosowanie pewnych zasad prezentacji oraz odpowiedni trening, mogą znacznie wpłynąć na efekt,jaki będziemy wywierać na słuchaczach.

Jak przekonać audytorium do swoich racji? Czy zacząć od anegdoty? Jak poradzić sobie z tremą? Jak reagować, gdy padną trudne pytania lub padnie projektor? Nad tymi zagadnieniami zastanawia się każdy, kogo czeka wygłoszenie mowy lub publiczna prezentacja, także gdy audytorium jest nieliczne, ale stanowią je na przykład potencjalni klienci. Prezentacje przygotowane dla klientów to w zsadzie norma, ale przedstawiciele  agencji eventowych i incentive coraz częściej pojawiają się także w roli mówców na branżowych wydarzeniach.
Wszyscy fachowcy zapytani, o reguły przygotowywania prezentacji, na wstępie jednym chórem odpowiadają:
Zastanów się, jaki rezultat chcesz osiągnąć. Czy będzie to budowanie konkretnego wrażenia na odbiorcach, dostarczenie informacji, rozwiązanie problemu czy zmotywowanie do działania. Pamiętajmy, że zazwyczaj celem nie jest sama treść informacji,
którą przekazujemy słuchaczom, ale efekt, jaki ma ona wywrzeć. – W trakcie przygotowań najpierw zastanawiamy się nad tym, jak widownia po naszym wystąpieniu ma myśleć, co ma czuć i jak chcemy, aby się zachowywała. Potem przechodzimy do odpowiedzi na pytanie: Jak tego dokonać? – tłumaczy David Vaughan -Thomas,trener wystąpień publicznych i właściciel Rehearse That Speech.com.

Jak to powiedzieć?

Z dziesięcio minutowej prezentacji widzowie zapamiętają około połowy treści. Po kilku dniach będą pamiętali jeszcze mniej. Jeśli jednak, wystąpienie nie będzie atrakcyjne, zapamiętają jedynie, że było nudno. Aby do tego nie dopuścić, przede wszystkim musimy określić myśl przewodnią naszej prezentacji. Jak tego dokonać? Trzeba ująć w jednym zdaniu, to co chcemy przekazać widzom, a dopiero później ubrać to w przykłady i opis. W ten sposób powinna powstawać konstrukcja każdej prezentacji. Trafna myśl przewodnia spaja całą treść.
Dzięki niej nasi słuchacze po tygodniu, czy miesiącu, nadal będą pamiętali, o czym do nich mówili prelegenci.
Najsłynniejsze mowy świata przeszły do historii właśnie dzięki błyskotliwym myślom przewodnim.
Co jeszcze powinna zawierać prezentacja, aby wydała się ciekawa słuchaczom? – Zawsze warto używać historii, gdyż one celnie trafiają do  odbiorców. Najlepiej, aby z bohaterami anegdot czy opowiadań słuchacze mogli się utożsamiać. Dobrze jest też stosować porównania i przykłady, przedstawiać rezultaty przed i po – twierdzi Dorota Mastalska z Areny Biznesu, która prowadzi również Arenę Mówców.
Sztuczki językowe nie pozostają bez znaczenia. Warto tworzyć metafory, bo one dobrze wpływają na wyobraź nię słuchaczy, a co za tym idzie  przyciągają uwagę. Jednak bardzo ważne jest, aby nie przesadzić. Mówca musi uważać, aby nie odejść od celu
prezentacji i od myśli przewodniej. Używając zbyt kwiecistej mowy, łatwo się w taką pułapkę złapać. Język nie powinien być, ani zbyt kwiecisty, ani przeładowany fachowym słownictwem. To, że my znamy dane określenia, nie musi znaczyć, że nasi słuchacze je rozumieją. A gdy tylko  przestaną rozumieć, co do nich mówimy, przestaną nas słuchać. Dlatego mówić trzeba prosto. – Pamiętajmy, że nie
mówimy dla siebie, tylko dla kogoś. Z tego powodu zawsze musimy dostosowywać język do naszej widowni – zwraca uwagę Agata Rzędowska, trener publicznych wystąpień i współwłaściciel firmy szkoleniowej Via Agendi.
Przygotowawszy prezentację, warto ją przeglądnąć, podkreślić wszystkie określenia żargonowe oraz skróty, a następnie zamienić te fragmenty na mowę zrozumiałą dla  każdego. Bywają jednak wyjątki. Dlatego przed napisaniem tekstu prezentacji trzeba przeanalizować grupę docelową.
Sposób, w jaki powinniśmy się wysławiać i zachowywać, jest w pewnym stopniu od niej uzależniony. Według ogólnie przyjętych zasad, nie
powinniśmy używać kolokwializmów. Kiedy jednak mówimy do grupy młodych ludzi, możemy sobie na to czasem pozwolić. Należy uważać, aby nie nadużywać specjalistycznej terminologii, ale jeśli mamy przed sobą grupę fachowców, pewna doza profesjonalnego słownictwa nie zaszkodzi.  – Jeśli prezentacja jest w języku polskim, to pamiętajmy, aby nie popełniać błędów językowych, bo one pozostawiają  fatalne wrażenie. Zawsze należy zwracać uwagę na poprawną polszczyznę – podkreśla Agata Rzędowska.

Minimalizacja stresu

Kiedy przychodzi moment wygłoszenia mowy, czy godzina prezentacji, pojawia się też trema. Jak twierdzą specjaliści, nachodzi ona każdego. – De facto większość osób, które zawodowo występują na scenie, martwi się, że trema nie przyjdzie. Bo nerwy
są oznaką tego, że jesteś zaangażowany i że ci zależy. Profesjonalistom dają one energię do występu – przekonuje David Vaughan -Thomas. Zatem powinniśmy raczej zdać sobie sprawę z tego, że nerwy często dodają nam siły i umożliwiają zaprezentowanie przygotowanego materiału na  najwyższym możliwym poziomie. Na tremę nie ma złotego środka. Najlepszą metodą jej minimalizowania jest dobre przygotowanie prezen tacji  i samego siebie. Po za napisaniem treści przemówienia i dokładnym przejrzeniem slajdów warto wykonać próbę generalną. Najlepiej wypróbować swoje siły w pomieszczeniu, w którym będzie miało miejsce spotkanie. – W miejscu, które znamy, jest o wiele wygodniej przeprowadzić prezentację. Znacznie łatwiej przewidzieć ewentualne utrudnienia. Nie zaskoczy nas budowa za oknem, czy  gasnące światło – opowiada Agata Rzędowska. Po za tym podczas takiej próby możemy przygotować salę w sposób dla nas satysfakcjonujący, np. odpowiednio zaaranżować ustawienie krzeseł.
Obowiązkowym elementem przygotowań do wystąpienia jest też stworzenie listy prawdopodobnych pytań. To najlepsza metoda, aby zapobiec nerwowym sytuacjom, gdy padają niewygodne pytania i nie znamy na nie odpowiedzi. Tworząc taką listę, możemy praktycznie w stu procentach  wyeliminować ryzyko potknięcia. – Sam prezenter może sobie wymyślić najtrudniejsze i najbardziej zawiłe pytania, a potem przygotować jeszcze  lepsze odpowiedzi – przekonuje Agata Rzędowska.
Co zrobić, jeśli jednak padnie pytanie, na które nie znamy odpowiedzi? Jak zareagować, aby nie stracić twarzy? – Ciekawym sposobem jest odpowiedź  pytaniem na pytanie. Można spytać „A jak pan myśli?” Można zwrócić się do pozostałych odbiorców z tym samym pytaniem. Oczywiście każdorazowo warto wyrazić uznanie pytającemu – podpowiada Tomasz Kras, trener umiejętności komunikacyjnych i wice prezes Pro Optima,  firmy zajmującej się doradztwem i szkoleniami.
Jeśli chodzi o walkę z nerwami podczas wystąpień, warto jednak podkreślić, że nasze oznaki zdenerwowania są dla odbiorców widoczne w niewielkim stopniu. A wbrew temu, co wyobraża sobie zdenerwowany prezenter, widownia zazwyczaj mu kibicuje.

Technikalia

W podręcznikach znajdziemy wiele mądrych rad, o tym jak stać, chodzić i modulować głos. Jednak jak to wszystko zapamiętać i zastosować, a przy okazji nie zapomnieć o podstawowym celu naszego wystąpienia? Jak twierdzi David Vaughan -Thomas, przede wszystkim powinniśmy zaufać własnym odruchom. Jeśli będziemy mówić z pasją i skupimy się na efekcie, jaki chcemy osiągnąć, ciało podpowie nam, jakie gesty wykonać, gdzie zrobić pauzę, a gdzie zaakcentować. Do istotnych technicznych kwestii należy czas wystąpienia. Uwagę słuchaczy zapewniamy sobie przez pierwsze dziesięć minut prezentacji, potem powinniśmy zmienić dynamikę.
W przeciwnym razie widownia się wyłączy. – Aby nasi słuchacze pozostali skupieni, warto pobudzić ich aktywność cho ciażby zadając pytanie lub przeprowadzając mały sondaż nawiązujący do prezentacji – mówi Dorota Mastalska. Uwagę widowni przyciągają też historie z życia, obrazy  i zdjęcia. – Ogromną wartość ma wszystko, co stymuluje prawą półkulę mózgu. Większość prezentacji jest
przepełniona faktami, terminologią i liczbami, a więc danymi za które odpowiada lewa półkula mózgowa.  Pobudzenie prawej strony mózgu zapewni nam lepszą koncentrację odbiorców – tłumaczy David Vaughan -Thomas. – Zawsze jednak wypada zmieścić się w czasie, który jest przeznaczony na nasze wystąpienie. Przekraczanie tego czasu jest niegrzeczne, zaś skończenie o wiele wcześniej może świadczyć o nieprzygotowaniu – dodaje Dorota Mastalska.
Wielu prowadzących wręcz nie wyobraża sobie prezentacji bez slajdów. Opinia ekspertów na temat prezentacji w Power Poincie jest zgodna  – powinniśmy się nimi wspierać i uatrakcyjniać wystąpienie, ale nie wysługiwać się Power Pointem. – Ta aplikacja
ma wiele funkcji przydatnych dla opracowujących prezentacje, ale fatalnych dla jej odbiorców. Ilu z nas zmuszonych było czytać całe fragmenty opracowań liczące nawet po kilkadziesiąt linijek tekstu? Ilu z nas widziało przeklejone wprost z Excela
wielowierszowe tabelki? Tak jak w każdej dziedzinie i tu umiar jest pożądany – podkreśla Tomasz Kras. Jeśli zapchamy slajdy masą informacji, tabelek i liczb, znowu pojawi się obawa, że umyka nam najważniejsze: cel naszego wystąpienia.

Anna Brzechowska

 Listopad 2010